Tổ chức Year End Party ngoài trời – Kinh nghiệm triển khai và gợi ý concept ấn tượng cho doanh nghiệp

Tổ chức Year End Party ngoài trời đang trở thành xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhằm tạo không gian mới mẻ, thoáng đãng và mang lại trải nghiệm khác biệt cho nhân sự. Không chỉ đơn giản là buổi tiệc cuối năm, đây là sự kiện có vai trò quan trọng trong việc tri ân đội ngũ, truyền cảm hứng và củng cố văn hóa nội bộ. Tuy nhiên, để triển khai thành công, doanh nghiệp cần kinh nghiệm thực tế, tư duy tổ chức chuyên nghiệp cùng định hướng concept phù hợp với mục tiêu truyền thông. Việc lên kế hoạch từ sớm, tối ưu chi phí đúng cách, lựa chọn địa điểm, thiết kế sân khấu, khu check-in, hoạt động gắn kết và phương án truyền thông là yếu tố then chốt giúp tạo nên dấu ấn sự kiện. Bài viết dưới đây tổng hợp những kinh nghiệm triển khai và gợi ý concept Year End Party ngoài trời hiệu quả cho doanh nghiệp.

I. Lợi ích khi tổ chức Year End Party ngoài trời

Tổ chức Year End Party ngoài trời đang trở thành xu hướng của nhiều doanh nghiệp nhờ sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng tạo dấu ấn khác biệt so với mô hình tiệc truyền thống trong nhà. Không gian mở mang đến nhiều trải nghiệm mới mẻ, thoải mái, hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu truyền thông nội bộ và thương hiệu.

Tổ chức Year End Party ngoài trời tạo trải nghiệm mới mẻ và thoải mái hơn cho nhân sự

Không gian ngoài trời giúp thay đổi bầu không khí quen thuộc, giảm sự gò bó so với hội trường kín. Ánh sáng tự nhiên, luồng gió và cảnh quan tạo cảm giác thư giãn, giúp tâm lý thoải mái hơn, từ đó tăng mức độ tương tác của người tham dự. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể linh hoạt lựa chọn địa điểm phù hợp tính chất sự kiện như bãi biển, sân vườn, rooftop, khuôn viên nhà máy. Việc thay đổi bối cảnh giúp nhân sự cảm nhận được sự đầu tư và quan tâm, góp phần tạo sự hào hứng và mong chờ cho buổi tiệc cuối năm.

Tăng cường gắn kết nội bộ thông qua hoạt động ngoài trời

Không gian rộng mở cho phép tổ chức trò chơi tập thể, đại tiệc âm nhạc, hoạt động trình diễn hoặc gameshow đồng đội mà trong nhà khó triển khai. Những hoạt động này thúc đẩy sự tương tác giữa các bộ phận, hỗ trợ nhân sự mới hòa nhập tốt hơn và tạo cơ hội kết nối tự nhiên giữa các cấp. Hình thức tiệc ngoài trời cũng dễ kết hợp teambuilding hoặc workshop trước tiệc, tối ưu được giá trị sự kiện trong cùng một ngày.

Tối ưu hình ảnh, truyền thông và lan tỏa thương hiệu

Không gian ngoài trời đem lại điều kiện thuận lợi để chụp ảnh, vlog, livestream và tạo nội dung truyền thông. Ánh sáng tự nhiên và cảnh quan mở tạo khung hình bắt mắt, phù hợp chia sẻ trên mạng xã hội, giúp doanh nghiệp tăng nhận diện và lan tỏa hình ảnh tích cực. Các concept như Carnival, LED Mapping hay Beach Party có khả năng tạo hiệu ứng thị giác mạnh, mang lại khoảnh khắc đặc sắc và nội dung truyền thông hấp dẫn trong và sau sự kiện.

Linh hoạt trong thiết kế concept và tối ưu chi phí trang trí

Tận dụng bối cảnh tự nhiên, doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí decor mà vẫn có phông nền đẹp và phù hợp chủ đề. Không gian ngoài trời dễ biến hóa thành dạ hội sang trọng, lễ hội sôi động, bữa tiệc biển hoặc đêm ánh sáng công nghệ cao. Việc chủ động sáng tạo concept phù hợp giúp tiết kiệm trang trí, tối ưu chi phí mà vẫn đạt hiệu quả trải nghiệm. Nhờ sự linh hoạt, Year End Party ngoài trời phù hợp cho nhiều quy mô và ngành nghề, từ doanh nghiệp trẻ đến tập đoàn lớn muốn tạo dấu ấn khác biệt.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Tổ chức sự kiện lễ cất nóc chuyên nghiệp – Bước khởi đầu cho mọi công trình

II. Kinh nghiệm tổ chức Year End Party ngoài trời cho doanh nghiệp

Để Year End Party ngoài trời mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết, xác định rõ mục tiêu, thông điệp và chuẩn bị phương án ứng phó rủi ro ngoài trời. Dưới đây là các kinh nghiệm triển khai giúp tối ưu quy trình và kết quả sự kiện.

Xác định mục tiêu và thông điệp sự kiện

Tổ chức sự kiện chỉ thật sự hiệu quả khi nắm rõ mục tiêu. Doanh nghiệp cần xác định Year End Party hướng đến tri ân nhân viên, công bố thành tựu, gắn kết nội bộ, launching sản phẩm hay xây dựng hình ảnh thương hiệu. Mỗi mục tiêu sẽ quyết định nội dung, cách truyền thông và trải nghiệm trong chương trình. Thông điệp chủ đạo cần được xây dựng rõ ràng, ngắn gọn, xuyên suốt từ backdrop, lời MC, video mở màn đến quà tặng. Khi có thông điệp rõ ràng, doanh nghiệp dễ xây dựng kịch bản nhất quán, tránh lan man. Đây cũng là nền tảng để đội ngũ tổ chức thống nhất với đơn vị sản xuất chương trình, hạn chế sai lệch trong quá trình triển khai.

Lên kế hoạch tổ chức theo timeline khoa học

Year End Party ngoài trời cần timeline chuẩn xác hơn trong nhà do liên quan nhiều yếu tố: Thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, bố trí ăn uống, đăng ký dịch vụ bên ngoài. Timeline nên chia theo từng giai đoạn: Chuẩn bị ý tưởng – Chốt địa điểm – Sản xuất – Truyền thông – Tổng duyệt. Mỗi giai đoạn cần người phụ trách, deadline rõ ràng và checklist công việc. Trong phần điều phối ngày diễn ra, cần tính đến thời gian set-up sớm, test ánh sáng theo thời điểm chiều tối, phương án dự phòng cho sự cố thời tiết hoặc điện. Tầm quan trọng của tổng duyệt thường bị bỏ qua; tuy nhiên với không gian ngoài trời, đây là bước quyết định sự mượt mà của sự kiện. Ngoài ra, doanh nghiệp nên chuẩn bị kế hoạch kiểm soát nhân sự, di chuyển, đón tiếp, trò chơi, phân luồng F&B để tránh quá tải.

Lựa chọn địa điểm phù hợp với concept và quy mô

Địa điểm quyết định cảm nhận đầu tiên của khách tham dự. Khi lựa chọn địa điểm outdoor, cần ưu tiên yếu tố giao thông thuận tiện, bãi đỗ xe đủ lớn, diện tích phù hợp số khách và bối cảnh hài hòa với concept. Ví dụ: Beach party phù hợp bãi biển hoặc hồ; rustic concept phù hợp khu sinh thái; lễ hội ánh sáng phù hợp sân vận động hoặc quảng trường. Ngoài ra, cần kiểm tra hệ thống hạ tầng: nguồn điện, nhà vệ sinh, lối đi, cổng kỹ thuật xe tải, khu vực tránh mưa. Nếu đề cao trải nghiệm hình ảnh, nên lựa chọn địa điểm có cảnh quan tự nhiên, view đẹp. Doanh nghiệp cũng cần chú ý vấn đề giấy phép tổ chức, âm thanh công cộng và an ninh khu vực. Việc khảo sát thực tế nhiều lần giúp tránh rủi ro do hình ảnh địa điểm trên quảng cáo không thể hiện đầy đủ.

Thiết kế concept, sân khấu, không gian check-in

Thiết kế concept cần đồng bộ từ màu sắc, phong cách trang trí đến nội dung chương trình. Sân khấu ngoài trời cần tính đến hướng ánh sáng, gió, mưa và khoảng cách tầm nhìn xa. Các khu vực check-in phải được bố trí tại vị trí đón khách, thuận tiện di chuyển, đồng thời tạo điểm nhấn truyền thông. Thiết kế photobooth, khu đặt chữ mô hình (3D, đèn LED, hologram…) giúp tăng tính tương tác ảnh. Concept cũng cần đảm bảo yếu tố thương hiệu: Logo, khẩu hiệu, màu nhận diện. Không nên trang trí quá rườm rà gây lãng phí. Việc kết hợp hiệu ứng ánh sáng, laser, pháo lạnh, trình chiếu mapping giúp tăng cảm xúc nhưng cần tính toán an toàn và ngân sách phù hợp. Với outdoor, cảnh quan tự nhiên đã là tài nguyên hình ảnh, nên tận dụng thay vì che phủ hoàn toàn.

Hoạt động gắn kết, minigame, tiết mục giải trí

Chất lượng hoạt động trải nghiệm quyết định không khí sự kiện. Phần lớn khách tham dự mong muốn được tham gia “thật”, chứ không chỉ xem biểu diễn. Doanh nghiệp nên xây dựng chương trình có nhiều khoảnh khắc tương tác: rút thăm công khai, minigame theo đội, cuộc thi tài năng nội bộ, sân khấu mở cho nhân viên, giải thưởng bất ngờ. Hoạt động cần phù hợp độ tuổi, số lượng người và văn hóa công ty. MC phải giữ nhịp linh hoạt, không quá dài dòng nhưng có chiều sâu cảm xúc. Tiết mục giải trí nên kết hợp nội bộ và chuyên nghiệp để vừa tạo sự tự hào vừa đảm bảo chất lượng sân khấu. Ngoài ra, doanh nghiệp nên có một điểm nhấn như tiết mục mở màn công nghệ, countdown, trình diễn ánh sáng nhằm tạo khoảnh khắc đáng nhớ.

Bên cạnh Year End Party, nhiều doanh nghiệp cũng ưu tiên đa dạng hóa hoạt động nội bộ thông qua các sự kiện theo mùa hoặc theo ngày kỷ niệm. Chẳng hạn, “Tổ chức sự kiện mừng ngày Quốc tế Phụ nữ độc đáo” sẽ giúp doanh nghiệp có thêm góc nhìn mới về cách tạo cảm xúc, lan tỏa thông điệp và ghi dấu sự trân trọng dành cho nhân sự nữ. Mỗi sự kiện, dù cuối năm hay trong năm, đều là cơ hội kết nối con người, xây dựng văn hóa và tạo giá trị bền vững cho tập thể.

Thiết kế 3D sân khấu ngoài trời – Giải pháp tối ưu cho sự kiện hiện đại

III. Gợi ý concept tổ chức Year End Party ngoài trời ấn tượng

Concept là yếu tố tạo dấu ấn, định hình trải nghiệm và cảm xúc của sự kiện. Doanh nghiệp có thể lựa chọn concept dựa trên văn hóa nội bộ, ngành nghề, thông điệp năm mới và đối tượng tham dự. Các gợi ý dưới đây phù hợp triển khai ngoài trời, tối ưu hình ảnh và kết nối.

Dạ hội sang trọng – Mask Party

Mask Party mang phong cách dạ hội hoàng gia, tạo không khí bí ẩn và trang trọng. Sự kiện có thể thiết kế theo tông vàng – đen – đỏ đô, sân khấu phong cách cổ điển, đèn chùm treo ngoài trời và khu check-in với tượng cổ, cột Gothic hoặc họa tiết Baroque. Điểm nhấn là chiếc mặt nạ, được sử dụng như “vé bước vào dạ hội” và biểu tượng của sự biến hóa trong hành trình doanh nghiệp. Dresscode tuxedo – Đầm dạ hội nâng tầm hình ảnh khách tham dự. Chương trình phù hợp các tiết mục violin, múa đương đại, trình diễn catwalk nội bộ, trao giải trang phục ấn tượng. Concept này đặc biệt phù hợp doanh nghiệp đề cao sự tinh tế và hình ảnh thương hiệu bền vững.

Lễ hội ngoài trời – Carnival Festival

Carnival tạo không khí năng động, vui tươi, phù hợp với sự kiện quy mô lớn. Không gian được thiết kế như lễ hội đường phố với cổng chào sắc màu, dù nghệ thuật, booth hoạt động, gian hàng trò chơi và xe food truck. Trang phục tự do, phụ kiện sặc sỡ khuyến khích mọi người thể hiện cá tính. Chương trình có thể có vũ đoàn samba, mascot diễu hành, DJ, trống nước và flashmob nội bộ. Carnival tạo sự sôi động từ lúc check-in đến finale, phù hợp doanh nghiệp có văn hóa trẻ, ngành sáng tạo, công nghệ, truyền thông hoặc lực lượng nhân sự đông. Điểm mạnh là sự tự do tương tác, không gò bó nghi lễ, tạo nhiều khoảnh khắc truyền thông có tính lan tỏa.

Party ánh sáng – LED & 3D Mapping

Concept này tận dụng tối đa công nghệ ánh sáng, chuyển động và hiệu ứng mapping lên tòa nhà, sân khấu hoặc phông nền tự nhiên như vách đá, đồi cỏ. Sự kiện phù hợp tổ chức chiều tối, tạo cảm giác mãn nhãn ngay từ mở màn. Sân khấu LED, visual đồng bộ theo màu thương hiệu, laser nghệ thuật, hiệu ứng sương và pháo lạnh tạo trải nghiệm hiện đại. Hoạt động có thể gồm countdown, trình diễn DJ, trình chiếu hành trình phát triển doanh nghiệp bằng đồ họa chuyển động. Dresscode neon, metallic hoặc trắng để tương tác ánh sáng tốt hơn. Concept LED – Mapping phù hợp doanh nghiệp định vị hình ảnh công nghệ, đổi mới và năng lực dẫn dắt xu hướng.

Retro Party – 80s / 90s

Retro khai thác yếu tố hoài niệm bằng âm nhạc, màu sắc và phong cách thời trang. Không gian sử dụng bảng màu cổ điển: Xanh mint, vàng đất, cam neon, họa tiết vintage, logo dạng retro. Sân khấu theo phong cách băng cassette, tiệm băng đĩa, radio hoặc game arcade. Dresscode 80s/90s tạo sự hài hước và sáng tạo. Hoạt động có thể gồm cuộc thi hóa trang retro, quẩy nhạc disco, ban nhạc acoustic, hiphop oldschool, trò chơi arcade. Concept này phù hợp doanh nghiệp nhiều thế hệ, tạo sự hào hứng và kết nối cảm xúc, nhất là khi kết hợp hình ảnh “quay lại thời điểm khởi nghiệp”, phù hợp các thương hiệu lâu năm muốn tái khẳng định hành trình phát triển.

Pool Party, Beach Party hoặc BBQ ngoài trời

Concept mang tính thư giãn, phù hợp không khí tổng kết nhẹ nhàng, gần gũi. Không gian hồ bơi hoặc bãi biển giúp tận dụng cảnh quan tự nhiên, giảm chi phí trang trí. Ánh sáng vàng ấm, đuốc, bàn gỗ, bếp BBQ, đồ uống thủ công tạo không khí thoải mái. Hoạt động đi kèm như đấu bóng nước, thuyền sup, DJ chill, workshop cocktail, game light dancing. Beach Party phù hợp doanh nghiệp du lịch, F&B, startup trẻ; trong khi BBQ phù hợp doanh nghiệp gia đình, có nhiều nhân sự trung niên hoặc mang phong cách thân thiện. Concept hướng đến trải nghiệm chia sẻ thay vì trình diễn, khuyến khích đối thoại, networking nội bộ.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Giấy phép tổ chức chương trình biểu diễn tại trung tâm thương mại

IV. Vì sao nên lựa chọn đơn vị tổ chức Year End Party ngoài trời chuyên nghiệp?

Tổ chức sự kiện ngoài trời tiềm ẩn rủi ro về địa điểm, an toàn, kỹ thuật và trải nghiệm. Đơn vị chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, kiểm soát ngân sách và đảm bảo chất lượng chương trình.

Giảm rủi ro trong điều phối và vận hành

Đơn vị chuyên nghiệp có kinh nghiệm xử lý thời tiết, nguồn điện, an toàn thiết bị, di chuyển khách tham dự, phân luồng check-in và hậu cần. Với không gian mở, chỉ cần một lỗi nhỏ về âm thanh hoặc ánh sáng cũng ảnh hưởng chương trình. Đơn vị có quy trình kiểm soát rủi ro và phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra mượt mà.

Tư vấn concept phù hợp mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp

Không phải concept nào đẹp cũng phù hợp. Đơn vị chuyên nghiệp đánh giá mục tiêu, thông điệp, quy mô, tệp khách mời để định hình concept hợp lý. Nhờ đó, sự kiện không chỉ “đẹp để chụp ảnh” mà còn truyền tải được thông điệp, phù hợp thương hiệu và ngân sách.

Tối ưu chi phí nhờ hệ thống nhà cung cấp

Các agency lớn có mạng lưới đối tác về sân khấu, âm thanh, ánh sáng, nghệ sĩ, ẩm thực nên được ưu đãi giá tốt hơn thuê lẻ. Đồng thời họ quản lý tiến độ, tránh phát sinh, kiểm soát thi công chuẩn set-up và đảm bảo an toàn.

Trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách tham dự

Agency biết cách điều phối kịch bản, dẫn dắt cảm xúc, bố trí check-in, quà tặng, MC, nghệ sĩ, timeline. Sự kiện được tổ chức mượt mà giúp khách cảm thấy được tôn trọng, góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp trong mắt nhân viên, đối tác và ứng viên tiềm năng.

Thiết kế poster khai trương cửa hàng chuyên nghiệp, ấn tượng cùng Ngọc Nam Event

V. Ngọc Nam Event – Đơn vị tổ chức Year End Party ngoài trời chuyên nghiệp, trọn gói

Ngọc Nam Event cung cấp dịch vụ tổ chức Year End Party ngoài trời từ ý tưởng, thiết kế concept, thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng đến vận hành chương trình và truyền thông. Điểm mạnh của Ngọc Nam Event đến từ khả năng biến không gian mở thành một sự kiện có thông điệp, trải nghiệm và cảm xúc rõ ràng, phù hợp mục tiêu doanh nghiệp.

Chúng tôi định hình concept dựa trên văn hóa nội bộ, ngành nghề, quy mô và ngân sách. Từ sự sang trọng của Mask Party, sôi động của Carnival, hiện đại của Mapping đến gần gũi của BBQ – Mỗi concept đều được triển khai đồng bộ từ thiết kế – kịch bản – hình ảnh – tương tác. Ngọc Nam Event chú trọng trải nghiệm khách tham dự, với quy trình đón tiếp, khu check-in, hoạt động gắn kết, minigame, giải thưởng và điểm nhấn cảm xúc cuối chương trình.

Bên cạnh đội ngũ sáng tạo, Ngọc Nam Event sở hữu hệ thống sản xuất trực tiếp: Sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED, decor, giúp kiểm soát chi phí và tiến độ. Việc chủ động thi công giúp sự kiện ổn định, không phát sinh không cần thiết. Chúng tôi thiết lập checklist an toàn, phương án dự phòng mưa, gió, điện và điều phối nhân sự onsite chuyên nghiệp.

Với phương châm “Tổ chức sự kiện thực tế, hiệu quả và cảm xúc”, Ngọc Nam Event không chỉ tạo ra một buổi tiệc cuối năm đẹp về hình ảnh mà còn mang thông điệp gắn kết và truyền cảm hứng cho hành trình mới. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gói toàn diện hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu. Ngọc Nam Event tự tin là đối tác tổ chức Year End Party ngoài trời phù hợp cho cả sự kiện vài trăm đến vài nghìn người.

Tổ chức Year End Party ngoài trời phù hợp cho doanh nghiệp ở nhiều khu vực địa lý

Tổ chức Year End Party ngoài trời đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng linh hoạt tại các khu vực có không gian phục vụ hội nghị, du lịch, sinh thái và nghỉ dưỡng. Việc bố trí sự kiện tại những vùng có lợi thế cảnh quan tự nhiên như ven đô, gần biển, gần khu du lịch hoặc các khu phức hợp ngoài trời giúp tối ưu chi phí trang trí, đồng thời tạo trải nghiệm gần gũi và thoải mái cho người tham dự. Các điểm đến nằm gần trung tâm, giao thông thuận tiện, dễ tổ chức di chuyển đoàn là lựa chọn được ưu tiên cho sự kiện cuối năm, đặc biệt với doanh nghiệp có lực lượng nhân sự đông.

Bên cạnh đó, nhiều địa phương có chính sách hỗ trợ sự kiện ngoài trời, cho phép tổ chức chương trình văn nghệ, âm thanh ánh sáng và hoạt động tập trung đông người theo quy định. Đây là yếu tố tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi cần triển khai nhanh, kết hợp lễ tổng kết – du lịch – teambuilding trong một lịch trình. Việc khảo sát địa điểm đa dạng theo từng vùng giúp doanh nghiệp lựa chọn bối cảnh phù hợp concept mà không bị giới hạn bởi khoảng cách hoặc đặc thù địa lý. Điều này mở ra cơ hội tổ chức Year End Party ngoài trời theo phong cách mới, giàu bản sắc và phù hợp định hướng truyền thông của từng doanh nghiệp.

HỆ THỐNG BÁO GIÁ TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRỌN GÓI

Thông tin liên hệ của Ngọc Nam Event:

• Hotline: 0903255088
• Email: tuan.pham@sukienngocnam.marpro.vn
• Website: https://sukienngocnam.marpro.vn/

Lời kết

Tổ chức Year End Party ngoài trời mang đến nhiều giá trị về tinh thần, trải nghiệm và truyền thông thương hiệu, nhưng để sự kiện trở thành dấu ấn thật sự, doanh nghiệp cần chiến lược rõ ràng cùng đơn vị thực thi chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm không chỉ giúp giảm rủi ro, tối ưu ngân sách mà còn mở ra góc nhìn sáng tạo trong xây dựng concept và kịch bản chương trình. Ngọc Nam Event với kinh nghiệm tổ chức đa dạng các sự kiện doanh nghiệp, từ YEP, team building, lễ ra mắt, khai trương, đến các sự kiện ngoài trời quy mô lớn, cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp tạo nên một đêm tiệc chỉn chu, ấn tượng và xứng tầm thương hiệu. Nếu doanh nghiệp đang tìm giải pháp triển khai Year End Party ngoài trời chuyên nghiệp, hiệu quả, tối ưu ngân sách, Ngọc Nam Event là lựa chọn tin cậy để bứt phá dấu ấn cuối năm.

Những câu hỏi liên quan: Tổ chức Year End Party ngoài trời

1. Tổ chức Year End Party ngoài trời cần xin giấy phép hay thủ tục gì không?

Đối với một số địa điểm ngoài trời mở, doanh nghiệp cần làm việc với đơn vị quản lý để đảm bảo các thủ tục liên quan tiếng ồn, số lượng người tham dự, an toàn PCCC và thời gian tổ chức. Một số khu vực có quy định riêng về biểu diễn nghệ thuật, bắn pháo lạnh hoặc trình chiếu âm thanh ánh sáng, vì vậy nên chuẩn bị sớm và có phương án dự phòng.

2. Thời điểm nào phù hợp nhất để tổ chức Year End Party ngoài trời?

Thời điểm tổ chức lý tưởng thường rơi vào cuối tháng 12 hoặc đầu tháng 1, khi thời tiết ít mưa và thuận lợi cho hoạt động ngoài trời. Doanh nghiệp nên cân nhắc theo khu vực địa lý, khí hậu mùa đông, mức nhiệt và khung giờ phù hợp để đảm bảo trải nghiệm thoải mái cho người tham dự, đặc biệt nếu kết hợp tiệc tối.

3. Nên chọn loại thực đơn nào cho Year End Party ngoài trời?

Với không gian ngoài trời, doanh nghiệp có thể lựa chọn tiệc buffet, tiệc BBQ, finger food hoặc set menu tùy theo concept và số lượng khách. Ưu tiên thực đơn dễ phục vụ, ít phụ thuộc vào thiết bị cố định, bảo đảm an toàn thực phẩm và phù hợp với điều kiện thời tiết từng khu vực để tối ưu trải nghiệm và chất lượng món ăn.

4. Tổ chức Year End Party ngoài trời có phù hợp với doanh nghiệp đông nhân sự không?

Tiệc ngoài trời phù hợp cho cả quy mô nhỏ đến hàng nghìn người nếu chọn được địa điểm có hạ tầng tốt và bãi đỗ xe. Không gian mở mang tới lợi thế về dàn dựng sân khấu, background và lối di chuyển, giúp phân luồng khách mượt mà. Nhiều địa điểm hiện nay cho phép thiết lập khu lễ chính, khu trò chơi, khu tiệc ăn uống độc lập.

5. Làm sao để phòng tránh rủi ro thời tiết khi tổ chức sự kiện ngoài trời?

Rủi ro thời tiết có thể được kiểm soát bằng phương án lều, mái che, sàn nâng hoặc linh hoạt bố trí backup trong nhà nếu địa điểm cho phép. Doanh nghiệp nên theo dõi dự báo theo từng khu vực để chuẩn bị thiết bị phù hợp như quạt sưởi, quạt gió, dù lớn, cũng như có kịch bản xử lý mưa gió nhằm đảm bảo tiến độ chương trình.